Que savoir à propos de la gestion électronique des documents ?

Les documents représentent des données importantes pour les entreprises. Il est donc important pour elles d’en prendre soin. Grâce au numérique, la façon dont les données sont gérées peut être différente aujourd’hui. Il est possible de tout numériser et d’y avoir accès assez facilement. On parle d’ailleurs de plus en plus de gestion électronique de documents. Les entreprises gagneront à opter pour cet outil. Dans ce guide, nous vous donnons toutes les informations à propos.

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents est une solution qui permet aux entreprises de créer, entreposer et utiliser leurs différents documents. Cette solution facilite la gestion des documents et la façon dont ils sont partagés dans une entreprise.

La GED prend en compte tous les types de documents comme les fiches de paie, les factures, les notes de frais, les bons de commande, etc. Un logiciel GED est utilisé pour gérer les documents de façon numérique. Si vous voulez passer à la GED, il est donc important d’opter pour un tel outil.

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Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents ?

La GED dispose de nombreux avantages pour les entreprises. En premier, elle permet de mieux optimiser votre processus d’archivage. Avec la GED, vous avez la possibilité d’archiver vos documents de façon électronique. En effet, cet outil vous permet d’avoir un espace de stockage virtuel dans lequel vous pourrez ranger tous vos documents. Le classement de ces différents documents peut également se faire à partir des critères que vous aurez définis.

Tout cela vous permet de retrouver plus facilement vos documents. Vos employés ou vous, n’aurez qu’à utiliser des mots-clés pour trouver les documents dont vous avez besoin. En plus, vous pourrez mieux gérer la sécurité de vos documents. Un logiciel GED peut en effet vous permettre de donner les autorisations à certaines personnes pour consulter les documents. C’est donc à vous de choisir qui peut avoir accès aux différents fichiers.

Un autre avantage de la gestion électronique des documents, c’est l’amélioration de la gestion client. Vous pouvez par exemple intégrer le logiciel GED à votre solution de facturation afin de classer et envoyer les factures de façon automatique. Vous gagnez donc du temps dans la gestion des factures des clients et vous minimisez les risques de pertes.

Par ailleurs, la gestion électronique des documents permet d’éviter l’utilisation du papier. Vos employés, vos clients ou vos partenaires ont la possibilité de signer leurs contrats de travail ou tout autre document, de façon électronique.

Comment mettre en place une gestion électronique des documents ?

La mise en place de la gestion électronique de documents dans votre entreprise est un processus qui peut prendre du temps. Elle s’effectue en plusieurs étapes, à commencer par le recueil de vos besoins. Cette phase permettra de connaitre le volume de l’espace dont vous aurez besoin, la nature des documents qui seront stockés électroniquement, etc. En fonction de vos besoins, les fonctionnalités du logiciel de gestion seront aussi définies.

Ensuite, il faut passer à l’acquisition des documents. Les documents peuvent être récoltés de façon physique ou virtuelle. S’ils sont physiques, il faut les numériser afin de pouvoir les stocker. Les différents fichiers sont ensuite classés, traités et indexés. Ils doivent être bien rangés pour être retrouvés facilement. Il faut également donner des droits d’accès aux utilisateurs, en fonction de leur niveau d’habilitation.