Logiciel de GED : Découvrez les 10 incontournables pour 2025

Un outil GED est essentiel pour les entreprises cherchant à améliorer leur flux de travail et à sécuriser leurs données. Il centralise le stockage, l’organisation et la gestion des fichiers numériques, facilitant la capture, création, transformation et partage de documents variés comme les contrats et les factures.

La Gestion électronique de document (GED) automatise la gestion documentaire, économisant le temps de recherche manuelle et boostant la productivité. Son importance s’est accrue avec les défis règlementaires, environnementaux et le télétravail. La dématérialisation devient essentielle pour réduire les coûts, augmenter l’efficacité et sécuriser les données.

Ce guide examinera les leaders du marché en 2025 et les critères pour choisir le logiciel de GED idéal, essentiel pour améliorer la gestion documentaire et la productivité, quelle que soit la taille de votre entreprise.

Les leaders du marché en 2025

DocuWare

Depuis sa fondation en 1990, DocuWare s’est imposé comme une solution leader en GED et en automatisation des processus métier, disponible en versions cloud et on-premise. Avec un réseau de plus de 800 partenaires et près de 15 000 clients, DocuWare facilite la numérisation, l’automatisation et la transformation des processus clés. La solution s’intègre aisément avec les principaux ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle, etc.), répondant aux besoins des PME, des ETI et des grandes entreprises de divers secteurs.

Outmind

Outmind se présente comme une solution avant-gardiste de gestion de la connaissance, tirant parti de l’intelligence artificielle et du traitement du langage naturel pour révolutionner l’accès aux données. En centralisant les informations éparpillées à travers des plateformes telles que Google Workspace, Microsoft 365, Slack et Salesforce, Outmind facilite une recherche intelligente, le classement efficace des informations et génère des réponses adaptées. Ces fonctionnalités renforcent la collaboration et la prise de décisions éclairées. La sécurité et la confidentialité des données constituent également des atouts majeurs d’Outmind, grâce à des protocoles de sécurité avancés et une personnalisation selon les exigences de chaque entreprise.

Microsoft SharePoint by Alma

Microsoft SharePoint, bien qu’il ne soit pas spécifiquement mentionné dans nos sources, est largement reconnu comme un acteur majeur de la gestion documentaire. SharePoint by Alma enrichit l’offre avec des outils sophistiqués pour la gestion de contenu, la collaboration et le partage de documents, permettant une centralisation efficace des documents, une gestion optimisée des workflows et une sécurité renforcée alignée sur les politiques de Microsoft.

Zoho Docs

Zoho Docs, partie intégrante de la suite Zoho Workplace, propose une gestion documentaire exhaustive adaptée aux entreprises de toute taille. La plateforme permet de créer, stocker, partager et collaborer sur des documents en temps réel, se distinguant par sa simplicité d’utilisation, sa flexibilité et son intégration fluide avec d’autres outils Zoho, ce qui en fait une solution séduisante pour les entreprises visant à centraliser et à améliorer leur gestion documentaire.

Documind

Documind, créé par Novadys, est un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) idéal pour les PME et les collectivités. Il centralise, organise et stocke efficacement les documents d’une entreprise, en améliorant leur suivi et leur accessibilité. Avec des fonctionnalités comme la reconnaissance optique de caractères, une recherche intégrée et des modules spécifiques pour l’automatisation du traitement et du partage des documents, Documind se révèle être un outil précieux pour la gestion documentaire.

M-Files

M-Files se positionne comme une solution de GED performante pour les entreprises de plus de 50 employés. Cette plateforme se distingue par sa gestion intelligente des documents, les liant à des objets métier plutôt qu’à des emplacements de stockage spécifiques. M-Files enrichit son offre avec l’automatisation des flux de travail, la gestion des versions et une sécurité des données renforcée, ce qui en fait une solution attrayante pour les entreprises à la recherche d’efficacité.

Deltic

Deltic est une solution de GED qui mise sur la simplicité et l’efficacité. Elle propose une gestion documentaire intégrale, incluant la centralisation, la recherche avancée et la gestion des flux de travail. Deltic convient parfaitement aux entreprises en quête d’une solution facile à déployer et à utiliser.

Jalios Document System

Intégré à la plateforme Jalios, Jalios Document System est une solution de GED conçue pour répondre aux besoins des entreprises et des organisations publiques. Elle offre des fonctionnalités évoluées de gestion de contenu, de collaboration et de partage de documents, tout en garantissant une sécurité et une conformité optimales. La capacité de Jalios Document System à s’intégrer avec d’autres applications de la plateforme Jalios en fait une solution complète pour la gestion documentaire.

IBM Datacap

IBM Datacap est une plateforme avancée de capture et de gestion de documents, destinée aux grandes entreprises. Utilisant l’intelligence artificielle pour automatiser la capture, la classification et le traitement des documents, IBM Datacap gère efficacement de vastes volumes de données et s’intègre à des processus métier complexes, offrant ainsi une solution puissante pour les besoins avancés en gestion documentaire.

Zeendoc

Zeendoc représente une solution de gestion électronique de documents (GED) conçue spécifiquement pour les entreprises de 2 à 250 employés. Cette plateforme propose un ensemble de fonctionnalités complètes pour la gestion de documents, y compris la centralisation de tous vos documents, une fonction de recherche avancée, ainsi que la gestion des processus de travail (workflows). Ce qui rend Zeendoc particulièrement attrayant pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les très petites entreprises (TPE) est sa facilité d’utilisation et sa capacité à s’adapter à différents besoins, offrant ainsi une solution efficace pour optimiser leur gestion documentaire.

Les critères pour choisir votre logiciel de GED en 2025

Intégration et compatibilité

Choisir un logiciel de GED nécessite de prêter une attention particulière à son intégration et à sa compatibilité avec les systèmes d’information déjà en place. Il est essentiel que le logiciel de GED s’harmonise sans accroc avec les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), les solutions CRM (Customer Relationship Management), ainsi qu’avec divers outils de communication et de gestion de projet.

Cette intégration assure une circulation fluide des informations, minimise les erreurs manuelles et renforce la traçabilité des transactions. Les connecteurs standardisés, proposés par les fournisseurs de logiciels ERP et d’autres systèmes d’information, jouent un rôle clé dans la simplification et l’accélération de ces intégrations. Il est donc essentiel d’opter pour un logiciel de GED doté d’API robustes et d’options d’intégration flexibles, afin de garantir une automatisation efficace des processus métier.

Sécurité et conformité

La sécurité et la conformité réglementaire figurent parmi les aspects les plus critiques lors du choix d’un logiciel de GED. Il est primordial de protéger les données sensibles à travers des fonctionnalités de sécurité avancées, incluant le chiffrement des données, l’authentification multifacteur et des contrôles d’accès rigoureux. Les fonctionnalités de journalisation des accès et les options de sauvegarde sont indispensables pour assurer la traçabilité et la récupération des documents en cas de besoin.

Il est également essentiel que le logiciel de GED aide à se conformer aux réglementations, comme le RGPD en Europe, en facilitant la gestion sécurisée des données personnelles des utilisateurs, incluant la collecte, l’accès et la suppression de ces données, tout en veillant à leur stockage conformément aux normes légales.

Des formations régulières destinées aux utilisateurs sont importantes pour s’assurer de la compréhension des processus et des meilleures pratiques en matière de gestion documentaire.

Scalabilité et flexibilité

La capacité d’un logiciel de GED à s’adapter et à évoluer selon les besoins changeants de l’entreprise est fondamentale. Le logiciel doit supporter la croissance de l’entreprise sans nécessiter un remplacement complet. Personnaliser le logiciel en fonction des besoins uniques de l’entreprise, en permettant la création de workflows sur mesure et l’optimisation des processus métier, est également essentiel.

Il est important de sélectionner un logiciel offrant des mises à jour régulières et des fonctionnalités évolutives, pour s’assurer que l’outil demeure pertinent et performant sur le long terme. La capacité à s’adapter aux exigences croissantes de l’entreprise est essentielle pour une gestion documentaire efficace et une productivité améliorée.

Conclusion

Choisir le logiciel de gestion électronique des documents (GED) adéquat en 2025 est essentiel pour optimiser la gestion des documents et la productivité de votre entreprise. Il est important de considérer des acteurs clés tels que Outmind, Microsoft SharePoint, DocuWare, Zoho Docs et Zeendoc, qui se distinguent par leurs fonctionnalités spécifiques et leurs avantages particuliers. Lors de votre choix, il est important d’évaluer l’intégration avec vos systèmes actuels, la sécurité, la conformité aux normes, ainsi que la capacité d’évolution et la flexibilité du logiciel.

Il est essentiel de choisir un partenaire spécialisé et expérimenté qui saura vous guider efficacement à chaque étape de votre projet de dématérialisation. Un tel partenaire ne se contente pas de fournir une solution, mais vous accompagne tout au long du processus, de la préparation initiale jusqu’à l’intégration de la solution. Ce soutien ne se limite pas seulement à l’aspect technique, mais inclut également un accompagnement personnalisé pour vos équipes, afin de faciliter la transition et garantir une adoption réussie des nouvelles pratiques.

L’intégrateur DIMO Dématérialisation, par exemple, est un expert reconnu dans le domaine de la transformation digitale. En intégrant la solution de Gestion Électronique de Documents (GED) Docuware, DIMO Dématérialisation offre une expertise approfondie pour optimiser vos processus métiers tout en assurant une mise en œuvre fluide et sans heurts. En plus de l’intégration technique, DIMO Dématérialisation prend en charge la formation et le suivi de vos équipes, afin de les accompagner dans cette transformation numérique et de maximiser les bénéfices de la dématérialisation sur le long terme.

En prenant le temps d’analyser ces aspects, vous vous assurez de sélectionner un logiciel de GED qui répond précisément aux besoins de votre entreprise et favorise votre croissance sur le long terme. Profitez des démonstrations gratuites et des périodes d’essai pour découvrir la solution la plus adaptée à votre situation.