Comment éviter les distractions en télétravail ?

Un message, une notification, votre patron vous appelle, une nouvelle vidéo YouTube, encore une notification Instagram, votre mari vous appelle… quand on est en télétravail, il est très facile de se laisser distraire par notre environnement. Cela perturbe notre processus de travail pour nous faire perdre en productivité.
Heureusement, nous avons des conseils pour éviter les distractions quand on fait du télétravail. Mais avant tout, quelques petits rappels.

Les distractions dans le télétravail

Nous n’avons jamais été aussi peu concentrés. Les sujets à distraction sont nombreux et il n’est pas rare de voir des gens se plaindre de manquer de concentration même dans leur travail. Et avec le télétravail, il peut être plus facile de succomber aux tentations que nous propose notre environnement.

Les smartphones et les notifications

Le premier responsable de notre manque de concentration quand nous faisons du télétravail, c’est le téléphone et toutes les notifications que ça engendre. Dans ces conditions, ça peut venir de partout : des messages instantanés, des notifications de réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, TikTok…) ou encore toutes les apps que vous avez installées et qui ne cessent de perturber votre flow de travail. N’oubliez pas non plus les mails qui représentent aussi un énorme chantier pour booster votre productivité et qui peuvent vous faire perdre des heures.

Votre entourage

Vous travaillez à domicile et, durant la journée, des personnes sont aussi présentes ? C’est un cas très fréquent qui peut largement tuer votre productivité en vous distrayant trop souvent. Votre conjointe ou votre conjoint vous demande un coup de main pour une tâche qui n’est pas importante, vos enfants demandent de jouer avec vous, vos parents vous appellent pour installer quelque chose… les raisons de vous distraire peuvent être légion.

Les communications professionnelles

Autre sujet de distractions quand on fait du télétravail, ce sont les communications professionnelles. On pourrait penser que ces messages et appels pros que vous recevez durant votre temps de travail vous sont importants. C’est une erreur. Slack, Microsoft Team, appels vocaux, messages vocaux, mails, notifications LinkedIn… Bref, encore une fois, si l’on ne fait pas attention, on peut rapidement être débordé. Certains messages sont certes importants. D’autres nécessitent beaucoup moins d’attention.

Vous-même

Oui ! Peu de professionnels de la productivité le rappellent, mais nous sommes nous-mêmes une distraction. Combien de fois vous est-il arrivé de rêvasser pendant que vous refaites votre CV pendant de longues minutes au lieu de rester concentré sur votre tâche ou d’aller sur cv.ninja pour gagner en productivité ? Moins votre cerveau est entraîné à rester focus, plus ces moments entraveront votre productivité.

Les inconvénients de la distraction au travail

On pourrait se demander pourquoi les distractions sont si mauvaises en soi ? Voici les inconvénients.

Perte de productivité

Première raison : la productivité. Ou, plutôt, la perte de productivité. Si vous répondez aux stimuli extérieurs, aux stimuli internes (vos propres réflexions), aux sollicitations de votre entreprise ou de vos clients (celles qui ne sont pas pertinentes), vous êtes certainement en train de perdre quantité de temps si précieux. Réparti sur une journée, cela peut même vous faire perdre plusieurs heures. Vous êtes alors beaucoup moins productifs. C’est un inconvénient considérable quand on sait que notre situation professionnelle repose aussi sur la productivité. De plus, cela vous permettrait de finir votre télétravail plus tôt pour le consacrer à d’autres projets professionnels ou personnels (famille, amis, repos, sport…).

Les études prouvent que les notifications et les smartphones durant les études ou le travail, réduisent la qualité des résultats et des relations interpersonnelles.

Augmentation du stress

On appelle ça être débordé. Trop de distractions et une perte de productivité peuvent générer un stress important. Le souci quand on est facilement distrait, c’est que cela devient un cercle vicieux. En effet, on se sent toujours obligé de répondre à tout le monde, de vérifier la moindre notification sur notre téléphone ou notre ordinateur dans la peur de ne pas avoir toutes les informations. Ce stress se répercutera nécessairement sur votre travail. Surtout pour les personnes qui travaillent à distance en télétravail et qui pourraient être tentées par beaucoup plus de choses que lorsqu’on travaille dans un bureau.

Identifier le type de distraction

Si vous avez choisi de faire du télétravail, il y a fort à parier que vous l’avez fait pour l’une de ces raisons (voire les deux) :

• Gagner du temps pour votre vie personnelle ou professionnelle ;
• Réduire votre stress lié au rythme du métro-boulot-dodo.

Or, en répondant aux distractions et aux stimulus, vous continuez de reproduire un mauvais schéma. La première étape pour remédier à cela est d’identifier les distractions qui vous posent problème. Pour cela, nous vous conseillons de prendre une feuille à chaque fois que vous commencez votre télétravail. Dès qu’une des distractions vous perturbe ou dès que vous répondez à une distraction, notez-le sur la feuille avec l’heure, la nature de la distraction et la durée de la distraction.

N’essayez pas de changer tout de suite votre comportement si vous ne vous sentez pas encore prêt à le faire. Ne vous rajoutez pas un stress en plus. Comme nous l’avons vu, les distractions sont source de stress (direct et indirect) et le stress vous pousse également à répondre aux distractions.
Pendant une semaine, posez-vous en tant qu’observateur de votre quotidien de télétravailleur.

Une fois que vous avez identifié vos distractions professionnelles, il est temps de passer au cœur du sujet de suivre nos conseils pour rester plus facilement concentré quand vous travaillez. Vous pouvez également utiliser en parallèle une application qui s’appelle Toggl qui permet de tracker votre temps de travail.

Comment rester concentré en travaillant à distance ?

Vous savez maintenant quelles sont vos sources de distraction, vous les avez clairement identifiées. Maintenant, vous souhaitez être plus concentré pour être plus productif. Voici quelques pistes.

Votre espace rien que pour vous

Le plus important pour éviter les distractions extérieures liées à votre famille ou vos amis qui vivent dans votre foyer, c’est de créer votre espace rien que pour vous et votre télétravail.

Cela vous permettra de créer une bulle professionnelle où personne ne viendra vous déranger. Le mieux, et bien entendu est d’avoir un lieu clos ou pouvez fermer la porte pour éviter au maximum les distractions afin que personne ne vous appelle durant votre temps de travail. Si vous n’avez pas spécialement de lieu approprié dans votre maison, vous pouvez tout à fait aller à la bibliothèque ou prendre un espace de coworking.

Fini les notifications quand vous travaillez

Les notifications vous font perdre un temps considérable. Dans ces conditions, si vous travaillez avec votre ordinateur et votre téléphone à côté de vous, nous vous recommandons de mettre votre téléphone en mode « ne pas déranger » et de garder les notifications actives sur votre ordinateur. Ouvrez seulement les applications liées à votre travail. Par exemple : si vous avez l’application WhatsApp sur votre ordinateur, mais que vous n’en avez pas besoin pour vos clients ou vos autres relations professionnelles, il sera totalement inutile d’ouvrir l’application. Cela pourrait vous envoyer des notifications qui pourraient vous distraire. Ne gardez que l’essentiel pour accomplir votre tâche.

Avec les dernières mises à jour d’iOS et de macOS, il est également possible de créer des profils personnels, professionnel, repos, etc. Cela permet d’accorder les notifications pour ce qui est essentiel à votre activité en cours. Par exemple : vous pouvez autoriser les notifications de votre client, votre patron pour les applications Slack et Mail et d’un autre côté vous pouvez bloquer toutes les notifications par rapport à vos amis ou votre famille pour WhatsApp, Facebook, Twitter, etc.

Apprenez à dire non

Quand il s’agit de parler de productivité et de distraction, une des premières règles que l’on apprend est le « non ». Il est essentiel d’apprendre à dire « non » à ses collègues, à sa famille, à ses amis et parfois même à son patron (dans certaines conditions) pour gagner beaucoup de temps.

Évidemment, dire « non » ne signifie pas non plus refuser tout à tout le monde. Il suffit d’analyser intelligemment la requête qui vous est adressée et si elle correspond à la tâche que vous effectuez, s’il ne s’agit pas d’une urgence alors vous pouvez expliquer poliment que vous refusez ou que vous remettez ça à plus tard.

Toutefois, si c’est votre client ou votre patron qui vous demande impérativement de faire quelque chose vous vous doutez bien qu’il est important de répondre à sa demande de ne pas dire « non » même si cela risque de réduire votre productivité.

Le time blocking

Beaucoup de méthodes en organisation et en productivité visent à réduire les distractions liées à notre environnement. Une des méthodes que vous pouvez ajouter à votre arsenal, est le time blocking (bloc de temps en français).
C’est certainement la méthode la plus simple et la plus efficace pour rester concentré en faisant votre télétravail. Inutile d’avoir toutes les meilleures applications productivité au monde pour utiliser cette méthode de time blocking.

Il vous suffit d’ouvrir votre agenda (app ou papier) et de gérer votre temps par bloc. Au préalable, il est recommandé de lister toutes les tâches que vous devez faire en les quantifiant en matière de temps. Vous pouvez faire cela le dimanche soir avant d’entamer votre semaine. Cela vous permettra de commencer sereinement votre travail.

On peut prendre l’exemple suivant :

• Rédaction – 15 h
• Réseaux sociaux : créer une bannière – 30 min
• Réseaux sociaux : faire deux posts LinkedIn sur les distractions avec le télétravail – 30 min
• SEO – 10 h
• Etc.

Maintenant que vous avez les tâches et la durée des tâches que vous voulez faire sur toute la semaine, vous pouvez les répartir intelligemment pour booster votre énergie, réduire votre stress et limiter au maximum les distractions. Pour chaque bloc de temps, vous ne devez que vous concentrer sur la tâche administrée.
En théorie, cette méthode est très efficace, mais, encore une fois, il est très facile de se laisser déborder par les demandes, c’est pourquoi il est encore une fois important d’apprendre à dire non.

La méthode Pomodoro

Au sein de vos blocs de temps, vous pouvez y incorporer une méthode qui connaît un très large succès dans le monde du télétravail : c’est la méthode Pomodoro. Cette méthode consiste à effectuer quatre blocs de 25 minutes de travail avec cinq minutes de pause entre chaque bloc. À la fin de ces 4 blocs, vous pouvez vous octroyer une pause de 10–15 min.

C’est extrêmement efficace pour se concentrer quand on fait du travail à distance. L’autre avantage de la méthode Pomodoro est que durant ces cinq minutes de pause vous pouvez consulter les personnes qui sont dans votre foyer et qui voudraient vous demander quelque chose. Vous pouvez également ressourcer en faisant des étirements, en faisant quelques exercices… Vous pouvez passer un appel rapide, vous pouvez effectuer ensemble toutes les choses qui ne sont pas liées à votre tache en cours. Cela vous permet de prendre du recul pour ensuite être mieux concentré.

Il existe beaucoup d’applications pour la méthode Pomodoro. Nous en apprécions 2 particulièrement : Forest et Flow (macOS). Pour rappel, la méthode Pomodoro est originellement utilisée avec un minuteur de cuisine. Également, vous pouvez aussi très bien le faire avec le minuteur de votre téléphone.

L’avantage de certaines de ses applications réside dans leur capacité à bloquer les applications que vous n’avez pas autorisées.

Prendre l’air et faire du sport

La dernière chose pour éviter les distractions pour être plus concentré lorsque vous êtes en télétravail et que vous travaillez à distance, c’est le repos. Prendre l’air, faire du sport et prendre du temps pour soi sont autant de choses qui sont importantes pour booster votre concentration au travail.

Si vous avez le sentiment d’avoir toujours la tête dans le guidon quand vous travaillez, vous serez beaucoup moins productif. Quand on est fatigué, on se distrait plus facilement et c’est un cercle vicieux qui ne cesse de réduire la qualité de votre travail.

La méditation, par exemple, est une excellente méthode pour se reposer et lâcher prise. Cela permet aussi de travailler une zone du cerveau lié à la concentration. De la même manière, le sport permet de booster la concentration et de vivre davantage le moment présent pour un travail plus efficace.

Oubliez le cliché des films américains avec des personnes qui travaillent 12 h de suite sans manger ou se reposer. Ça n’existe pas et vous ne durerez pas en travaillant de cette manière.